Denne personvernerklæringen angir retningslinjene våre og beskriver hvilke opplysninger vi samler inn om våre kunder, leverandører, samarbeidspartnere og om besøkende på våre hjemmesider og sosiale medier, hvordan og hvorfor vi samler inn og bruker opplysningene samt hvordan vi ivaretar våre kunders rettigheter og reglene i personvernlovgivningen.
Innsamling, lagring, sammenstilling, utlevering og annen behandling av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven. Loven stiller bl.a. strenge krav til konfidensialitet og sikkerhet ved behandling av personopplysninger. Datatilsynet fører tilsyn med loven. «Personopplysninger» er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en fysisk person, f.eks. navn, bostedsadresse og epostadresse. Du som kunde kan stole på at vi ivaretar ditt personvern og er åpne om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Ansvarlig
Scanmatic AS med org.nr 920 353 908 er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Med «behandlingsansvarlig» menes i loven den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal benyttes. Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger skjer i henhold til loven.
Typer personopplysninger
Vi samler kun inn og lagrer data som du frivillig oppgir til oss, for eksempel gjennom kjøp og salg av produkter og løsninger, besøk på messer, deltakelse på arrangementer eller andre henvendelser i forbindelse med vår aktivitet.
Informasjon vi innhenter og lagrer er kun knyttet til din profesjonelle rolle og omhandler firmaopplysninger, og din kontaktinformasjon som navn, avdeling, tittel, telefonnummer og e-postadresser.
Informasjon lagres i SuperOffice som er selskapets CRM system.
I tillegg lagres relevant epost eller skriftlig kommunikasjon vi mottar fra deg.
Ved kjøp og handel vil informasjon også bli knyttet opp mot vårt ERP-system (Visma Business) hvor kontaktinformasjon blir knyttet opp mot ordre, vare, faktura informasjon. Visma Business kjører også på egne lokale servere.
Formålet
Informasjon som lagres benyttes kun for å kunne administrere det profesjonelle kundeforholdet ditt. Dette omfatter korrespondanse i en salgsfase, håndtering av kjøp og salg inkludert vareleveranser og fakturering samt utsendelse av faglig og nyttig informasjon om selskapet og relevante produkter og løsninger.
Oppbevares
Vi oppbevarer personopplysningene kun så lenge det er nødvendig ut fra de formål som er beskrevet i avsnittet ovenfor eller for å oppfylle bestemte lovkrav. Dette innebærer at lagringstiden for ulike typer opplysninger vil kunne variere. Bokføringsloven gjør at fakturaopplysninger må lagres i minst 5 år. Kontaktopplysningene har vi behov for å lagre så lenge du er kunde hos oss (og en viss periode etter dette bl.a. for å kunne yte deg best mulig service dersom du velger å komme tilbake til oss), mens vi for andre typer opplysninger (f.eks. eposter) kan ha et kortere lagringsbehov.
Utlevering av opplysningene
Selskaper i Scanmatic gruppen er både leverandør, kunde og samarbeidspartner til deler av vår virksomhet og våre tjenester. Relevante opplysninger deles derfor til bruk for de samme formålene som beskrevet ovenfor.
Også enkelte andre tredjeparter utfører tjenester på våre vegne. Slike tredjeparter gis tilgang til relevante opplysninger til bruk for de samme formålene som er beskrevet ovenfor.
Vi inngår skriftlige avtaler med tredjeparter vi deler opplysninger med og stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert kravene til informasjonssikkerhet.
I den utstrekning det er pålagt ved lov eller rettslig avgjørelse eller nødvendig for etterforskning av mulige lovbrudd mot vår virksomhet vil relevante opplysninger kunne bli utlevert til offentlige myndigheter eller eventuelle andre berettigede.
Beskytter opplysningene
Vi arbeider planlagt og systematisk med å ivareta informasjonssikkerhet. Vi har implementert nødvendige teknisk, organisatorisk og fysisk tiltak mot uautorisert tilgang og bruk.
I forbindelse med eventuell omorganisering, restrukturering, fusjon, salg eller annen overføring av eiendeler, overfører vi opplysninger, inkludert personopplysninger, forutsatt at mottakeren godtar å respektere dine personopplysninger på en måte som er forenlig med personvernerklæringen vår.
Informasjonskapsler og sporingsbilder
Når du besøker våre nettsider registrerer vi automatisk informasjonskapsler (cookies), sporingsbilder og IP-adresse.
Informasjonskapsler er små datafiler som lagres på enheten din når du surfer og bruker nettsteder og tjenester på internett. Et sporingsbilde (pikseltagg) er et usynlig merke plassert på enkelte internettsider.
Vi bruker informasjonskapsler bl.a. for å måle trafikken på våre nettsider og få informasjon om hvilke deler av vårt nettsted som er mest besøkt til hvilke tider, hvordan de besøkende navigerer i nettstedet og varigheten av besøkt. Hovedformålet med dette er å sikre og forbedre ytelsene og funksjonaliteten til nettstedet.
Koblinger til nettsteder og tjenester
Nettsidene våre kan inneholde lenker til andre. Scanmatic AS er ikke ansvarlig for slike eksterne nettsteder.
Scanmatic er på sosiale medier (facebook, linkedIn), men det er ingen kobling mellom aktivitet på disse og registrering av personopplysninger.
Innsyn og sletting
Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hva vi bruker de til.
Det er viktig at den informasjonen vi har om deg er korrekt. Du har rett til å få dine personopplysninger korrigert dersom de er feil eller unøyaktig.
Du har rett til å få dine personopplysninger slettet. Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for og vi ikke lenger trenger de for å overholde en lovpålagt forpliktelse.
Om du ønsker å utøve noen av disse rettighetene kan du ta kontakt (se kontaktopplysninger)
Dersom du mener vi ikke overholder dine rettigheter har du mulighet til å klage direkte til oss eller til Datatilsynet.
Kontaktopplysninger
For spørsmål som gjelder personvernerklæringen eller bruk av personlig informasjon, informasjonskapsler eller lignende teknologi, kan du kontakte oss på e-postadressen company@scanmatic.no Du kan også benytte følgende kontaktopplysninger:
Scanmatic AS
Bedriftsveien 17
4841 Arendal
Telefon: 37 05 95 00